Etkili Bir Uzaktan Çalışma Stratejisi Nasıl Oluşturulur?
Etkili bir uzaktan çalışması stratejisi oluşturabilmek için önce hedef belirlenmeli ve şirketin bu hedefe dönük uzaktan çalışma politikası netleştirilmelidir. Örneğin; çalışanların performansı nasıl değerlendirilecek? Hedefler çalışanlara nasıl aktarılacak?
Tüm bu tanımlar tek tek yapılmalı, iletişimin nasıl sağlanacağı veya çalışma saatleri ile ilgili belirlemeler netleştirildikten sonra araçların kullanımına yönelik ulaşabilecek her türlü ihtiyaç karşılanmalıdır.
Bu konuda çalışanların işi üretim sürecinde faydalanabileceği ve ihtiyaç duyabileceği yazılımları tedarik etmek başta olmak üzere tüm destekleyici araçların ve ekipmanların hazırlıklı hale getirilmesi sağlanmalıdır.
Çalışanların iş disipline uygun şekilde belirli aralıklarla eğitimden geçirilmesine önem verilmelidir. Burada en önemli konu aslında ekip kurma aşamasında oluşabilecek tüm pürüzleri ortadan kaldırıcı bir plan belirlemektir.
Hedefler belirlendikten sonra çalışanlardan istenen beklentiler tek tek raporlanmalı ve bu konuda bilgi aktarımı sağlanmalıdır. Uzaktan çalışma prensibinde önemli olan iletişim araçlarını doğru ve etkin kullanabilmektir.
Belirli zamanlarda toplu konferans organizasyonları uzaktan iletişim araçları kullanılarak yapılabilir ya da anlık mesajlaşma uygulamaları aracılığı ile iletişim sürekli olarak sürdürülebilir.
Artık düzenli bir ofis ortamında değilsiniz. Bu sebeple çalışanların en verimli olabileceği saat dilimlerinde esnek bir çalışma prensibi ile hareket etmesini sağlayacak bir tanımlama yapmak gerekir.
İşletmeler İçin Uzaktan Çalışmanın Faydaları Nelerdir?
Büyük işletmeler için uzaktan çalışmanın faydaları ile küçük işletmeler için uzaktan çalışma faydaları farklı beklentiler ve sonuçlar doğurabilir. Ancak şunu net olarak söylemek mümkündür. Oluşabilecek maliyetlerden tasarruf edilmekte olası bir sonuçtur.
Örneğin; bir ofis ortamında oluşabilecek elektrik, su, ısınma gibi giderler ortadan kalkacak. Ayrıca düzenli sabit gelir kategorisinde yer alan işyeri kirası problem olmaktan çıkacaktır. Belirli bir mekanda çalışanların oluşabilecek yemek masrafları da ortadan kalkacaktır.
Uzaktan çalışmanın bir başka faydası uzun saatler trafikte kalma ile oluşacak zaman kaybının önüne geçilecek. İş veriminin artmasındaki en büyük sebep daha az stres… Aynı zamanda ortaya konan işten daha büyük bir verim alınabilecek.
Uzaktan çalışma prensibinin işverene en büyük faydalarından bir diğeri uzman birini bulmakta oluşabilecek zorlukların ortadan kalkmasıdır. Örneğin; şirketin bulunduğu konum… Gerçekten o işte kalifiye elemanla iletişime geçebilecek uygun bir mesafede olmayabilir.
Bu sayede dünyanın farklı bir noktasında olsa dahi o kişiyle iletişime geçmek mümkün hale gelir. Bu sayede nitelikli çalışanlara daha hızlı ulaşmak mümkündür. Üretkenlik artar. Konsantrasyon bozukluğu azalır. Çevre dostu bir anlayışla hem iş veren için hem de yakın çevresi için daha sürdürülebilir bir yaşam var edilebilir.
Uzaktan Çalışma Altyapısı Nasıl Kurulur?
Uzaktan çalışma altyapısı kurulurken en temele inerek dijital platform üzerinden kusursuz bir sistem oluşturmaya çalışmak gerekir. Başlangıçta şirketin sağlıklı bir altyapı ile kusursuz bir işleyişe ulaşması mümkün değildir. Başta beklentide bu yönde olmamalıdır.
Temel ihtiyaçlar belirlenmeli, iş sürecinde gerekli olacak araçlar tespit edilmeli ve çalışanın bu araçlara ulaşabilmesi sağlanmalıdır. Yazılımsal ve donanımsal her türlü eksiklik giderildikten sonra bir sonraki aşamada iletişim ve işbirliği altyapısı sağlam hale getirilmelidir.
Öncelikle hızlı iletişim sağlayacak anlık mesajlaşma uygulamaları üzerinden toplu gruplar oluşturulmalı, ardından bütün bir ekibi bir araya getirilecek ve sanal ortamda toplantı yapmayı sağlayacak tüm konferans araçları aktif hale getirilmelidir.
Son aşamada ise proje üzerine daha etkili ve verimli olabilmeyi sağlayacak ve görev takibini kolaylaştıracak yönetim araçlarına başvurulmalıdır. Bu sistemli ilerleyişte ufak bir güvenlik hatası tüm bir emeğin boşa gitmesine sebep olabilir.
Bu nedenle sistem ağına yetkisiz erişimler önlenmeli, antivirüs yazılımlar kullanmalı ve güvenlik sağlayıcı her türlü önlem alınmalıdır. Günümüzde ileri depolama sıkıntısını ortadan kaldıracak bulut hizmetleri şirketler tarafından kullanılan oldukça popüler uygulamalardır.
İş sürecinde bulut hizmetleri ile entegre edilmiş ofis uygulamalarını kullanmak depolamadan daha çok verim elde edilebilir. Ekip içerisinde görev yönetimini basamaklandırma ve takip edebilme için belirli araçlar kullanılabilir ve şirkete alınan her yeni elemanın eğitimden geçebilmesini sağlayacak bir altyapı oluşturulur.
Uzaktan Çalışma İçin Hangi Araçlar ve Teknolojiler Gereklidir?
Uzaktan çalışma prensibi içerisinde hangi araçlar veya teknolojik gereçler kullanıldığında hizmetten daha fazla verim alınabilir? sorusu işverenler tarafından araştırılıyor. Uzaktan çalışma prensibinde çalışanların verimini artırabilmek ve iletişimi kolaylaştırabilmek için her türlü araçtan faydalanmak önemlidir.
Örneğin; oldukça fazla ekip üyesini tek bir noktada toplamayı sağlayacak zoom uygulaması video konferans yapmak isteyen firmaların en çok tercih ettiği ücretsiz bir iletişim kanalıdır. Ayrıca dosyaların rahatlıkla paylaşılmasını sağlayacak geniş bir veri alanı sunan Microsoft Teams uygulaması da değerlendirilebilir.
Son yıllarda daha çok popüler hale gelen güvenli olması nedeniyle de kullanılan ve pek çok kişi tarafından kullanımı kolay diye tercih edilen Google Meet uygulaması da sevilen bir konferans aracı olarak kabul ediliyor.
Öte yandan şirket çalışanlarının anlık mesajlaşmalarını ve iletişimde olmalarını sağlayacak olan bazı eklentiler de mevcuttur. Oldukça güçlü bir iletişim platformu olarak kullanılan çoğunlukta kanalların yer aldığı Slack isimli uygulama büyük şirketler tarafından kullanılan popüler iletişim araçları arasında yer alıyor. Daha küçük ekiplerin tercih edebilecekleri WhatsApp Business hızlı iletişim için önemli görülüyor.
Bulut depolama sistemleri ile dosyaların paylaşılması ve daha geniş alanda bir veri tabanı oluşturulmasını sağlayacak Dropbox, en güvenilir paylaşım araçları içerisinde kabul ediliyor. Bununla birlikte daha pratik bir paylaşım ve ortak şekilde çalışma alanı sunan Google Drive uygulaması çoğunlukta tercih ediliyor.
Proje yönetiminde Asana, zaman ve görev yönetiminde RescueTime çoğunlukta kullanılan verimi arttıran popüler iletişim araçları arasında kabul ediliyor. Güvenlik araçları denildiğinde ise ilk olarak akla VPN hizmetleri geliyor.
Elbette ki iki faktörlü kimlik doğrulamasından faydalanmayı da unutmamak gerekiyor. Veri yedekleme hizmetleri başta olmak üzere çalışanların eğitilmesini sağlayacak Lınkedin ya da Udemy gibi platformlarda sıklıkla tercih edilen eğitim programları arasında yer alıyor.
Uzaktan Çalışan Ekipleri Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetebilirsiniz?
Uzaktan çalışmada etkili bir ekip oluşturmak tek başına yeterli değildir. Bu ekibin sağlıklı şekilde yönetilmesi gerekir. İşverenlerin doğru bir strateji ile uzaktan ekip çalışmasını yönetebilmesini sağlayacak bazı püf noktalar bulunur.
Öncelikle hedeflerin net şekilde belirlenmesi ve çalışanlardan bu net hedefler doğrultusunda verilen görevleri yerine getirilmesi istenebilir. Bu süreçte başarıyı ortaya koyacak bazı göstergeler göz önünde tutulmalı, düzenli olarak gözden geçirilerek zaman zaman paylaşımlar yapılmalıdır.
Bu sayede şirketin motivasyonunu artırıcı bir fırsat alanı oluşur. Uzaktan çalışma prensibinde ekiplerin etkili şekilde yönetilmesini sağlayacak iletişim araçlarının düzenli olarak kullanılması da tavsiye ediliyor.
İşverenin haftalık ya da günlük toplantılar düzenleyerek, her an iletişimde kalması ve iletişimi güçlü tutması gerekir. Bu sayede ancak etkili bir yönetim ortaya koyabileceği söylenebilir.
Uzaktan Çalışmada İletişim Neden Önemlidir?
Uzaktan çalışma sisteminde karşılıklı iletişim çalışanların bulundukları ortamda motive olmalarını sağlayarak işe dönüp verimliliğini artıracak bir anahtardır. Aynı ortamda bulunamayan bireylerin işi yürütürken senkronize olabilmesi için iletişim ağının kuvvetli ve sürdürülebilir olması gerekir.
Uzaktan çalışma sistemlerinde iletişimin en büyük farkı projenin tamamlanma aşamasında ortaya çıkar. Sona yaklaşıldığında ortaya çıkacak ufak bir pürüz projenin yarım kalmasına dahi sebep olabilir. Farkında olmadan yanlış koordine edilmiş bir ekip iletişim eksikliği nedeniyle farklı hataların oluşmasına sebep olabilir.
Bu durum projenin istenen zamana yetişmemesi veya yanlış şekilde tamamlanması gibi sonuçlar oluşturabilir. Görev dağılımının kesinleştirilmesi ve ekip çalışanlarının sağlıklı şekilde dağıtılabilmesi için de takımın işbirliği içerisinde hareket etmesi gerekir.
Bu işbirliği sürecinde iletişim en önemli kanal olarak görülür. Oluşabilecek sorunları daha hızlı çözebilmek için iş akışını engelleyecek her türlü İletişim bozukluğu giderilmelidir.
Sonuç olarak amaç bir projenin ortaya çıkması ise düzenli olarak geri bildirimler alındığından emin olmak gerekir. Bu durum hem çalışanların hata yapmasını önlerken hem de hataların daha hızlı çözüme kavuşturulmasını sağlayacaktır.
Uzaktan çalışma sistemlerinde kullanılacak olan iletişim dili psikolojik açıdan faydaları da bulunur. Düzenli bir iletişim bireylerin kendilerini izole olduklarını hissetmelerine engel olacaktır.
Bu durum her bir çalışanı pozitif yönde destekleyici bir dayanak olarak kabul edilebilir. Bilgi alışverişi sürecinde oluşabilecek değişikliklere karşı tüm ekip üyelerinin farkında olması, belirsizliklerin ortadan kalkması, bilginin daha hızlı yayılması için iyi bir iletişim muhakkak gereklidir.
Uzaktan Çalışma Ortamında Çalışan Bağlılığını Nasıl Sürdürebilirsiniz?
Uzaktan çalışma ortamında çalışan bağımlılığını sürdürülebilir hale getirebilmek için ödül yöntemi kullanılabilir. Öncelikle hedefe dönük düzenli aralıklarla toplantılar yapılabilir, bu toplantılarda paylaşılan raporlar sayesinde oluşabilecek her türlü kaygı ortadan kaldırılır.
Çalışan bağlılığı kuvvetli hale getirerek, işe olan bağlılığını açığa çıkarmaktaki en önemli konu iletişimi doğru kurabilmektir. Gerginliği ortadan kaldırılacak, performansı iyileştirilecek düzenli ve yapıcı bir dil kullanılmalıdır.
Belirli aralıklarla çalışanların memnuniyetini ölçecek bazı geri bildirim araçları kullanılabilir. Bu sayede bağlılığı artırabilmek için fikirlerin önemsendiği hissettirilebilir. Her zaman için açık bir iletişim alanı oluşturmak ve bu şeffaflığı sunmak karşı tarafın daha iyi hissetmesini sağlayacaktır.
Kariyer gelişimini destekleyecek ücretsiz eğitimler çalışanların hem deneyim kazanmalarını sağlar hem de bu süreçte atılacak her yeri adında kendilerinden daha emin olmalarını sağlayacak bir fırsat alanı oluşturur.
Çalışanın iş yükünü hafifletmek, esnek çalışma saatleri sunmak ve gerek görüldüğünde destek almasına yardımcı olmak da önemlidir. Çalışanların başarılarını kutlamak, onlara katkı sunmak, gerekiyorsa başarıları doğrultusunda motivasyonunu yükseltecek teşviklerde bulunmakta bir yöntem olarak kabul edilebilir. Ekibin bağını kuvvetlendirmek için sanal ortamda da sosyal aktiviteler düzenlenebilir.
Uzaktan Çalışma İçin Hukuki ve Uyumluluk Hususları Nelerdir?
Uzaktan çalışma için hukuki ve uyumluluk hususları işletmeler için avantaj sağlar. Farkında olmadan yapılacak herhangi bir hukuki hata tüm projenin bir anda yıkılmasına ve iş yükünün artmasına sebep olabilir.
Bu yönüyle uzaktan çalışma prensipleri içerisinde hukuki her türlü sürecin doğru yönetildiğinden emin olmak gerekir. Bazı durumlarda projede yer alan çalışan yurt dışında yaşıyor olabilir. Bu anlamda uluslararası standartların benimsenmesi gerekir.
Çalışanların bulunduğu yerdeki çalışma şartlarını yasalara uygun olup olmadığına dikkat etmek gerekir. Uzaktan çalışma prensibine sahip olan şirketlerin en çok göz ardı ettiği konu iş sözleşmeleridir. İş sözleşmeleri muhakkak ki çalışanı koruyucu ve yasalara uygun maddeler içermelidir.
Başarılı Uzaktan Çalışma Stratejilerine Dair Bazı Örnek Olaylar Nelerdir?
Başarıya sahip bir uzaktan çalışma stratejisi her zaman için en doğru, sürdürülebilir ve kusursuz bir projeyi ortaya çıkarmayı sağlayacaktır. Bu yönde başarılı olanların çalışma stratejilerine örnek verilmek istendiğinde çok fazla örnek bulunur. Uzaktan çalışma denildiğinde ilk akla gelen en popüler şirketlerden olan Github’tur.
Çalışanlarına oldukça esnek çalışma saatleri sunan şirketlerin düzenli olarak iletişimde kalmasını destekleyen iletişim kanalları ile öne çıkan Github uygulaması uzaktan çalışma anlayışının memnun edici seviyeye getirecek kusursuz tasarımda uygulamalar arasında yer alıyor.
Türkiye’de uzaktan çalışma sistemini en verimli şekilde uygulayan firma Trendyol’dur. E-ticaret alanında öne çıkan geniş ürün hacmi ile devleşen Trendyol firması uzaktan çalışma sistemini benimsemiştir.
Bu sayede çalışanlar daha esnek ve verimli bir ortamda çalışma fırsatı elde ediyor. Dijital altyapı hazır hale getirildikten sonra şirketin düzenli olarak etkinlik ve eğitimlere katılabileceği bir iletişim ağı oluşur.
Bu sayede ister istemez güçlü bir altyapının etkisiyle başarı öne çıkar. Çalışanların refahı arttıkça Trendyol gibi dev şirketlerin uzaktan çalışma modeli kapsamında aldığı kararlar bir o kadar isabetli oluyor.
Uzaktan çalışma ve ekip uyumu dendiğinde ilk akla gelen bir diğer e-ticaret platformu Hepsiburada şirketidir. Pandemi döneminde başlatmış olduğu uzaktan çalışma modeli ile piyasalarda farklı bir bakış açısı oluşturmuştur.
Dijitale dönüşüm sürecinde çalışanların ihtiyaçları doğrultusunda açılan her yeni adım düzenli eğitimlerle birlikte desteklenerek sağlıklı bir program ortaya konmasını sağlamıştır.
Uzaktan Çalışanların Verimliliğini Nasıl Ölçebilirsiniz?
Uzaktan çalışanlarının verimliliğini ölçebilmek için öncelikle ekip verimliliğinden önce bireysel performansa dikkat etmek gerekir. Bunun için farklı yönetimsel araçlar bulunur.
Örneğin; düzenli olarak işin kalitesini öne çıkaracak, yapılan hatalar sonrasında geri bildirim verecek bazı uygulamalar yapılabilir. Sanal ortamda düzenli olarak yapılan toplantılar, ekip içinde oluşabilecek ortak bir ortam sırasında etkileşimi arttırırken yaşatabilecek olumsuzluklara karşı bir çözüm yolu getirilebilir.
Düzenli olarak zaman uyarısı veren takip araçları kullanılabilir. Çalışanların verilen bir görevi hangi şartlarda ne kadar sürede yerine getirdiğine yönelik bazı yönetimsel araçlar kullanılabilir.
Düzenli raporlama araçları kullanılarak çalışan anketleri sayesinde geri bildirim alınabilir. Derinlemesine bir analiz süreci gerçekleştirilebilir. Son olarak performans raporlanır. Hedefe ulaşılıp ulaşılamadığı incelenir ve raporlar tek tek analiz edilir.
Uzaktan Çalışmada Gelecekteki Eğilimler Nelerdir?
Uzaktan çalışmada gelecekteki eğilimler yeni bir iş modeli oluşmasına katkı sunuyor. Özellikle hibrit çalışma modeline öne çıkaran bu tutum çalışanların haftanın belirli saatlerinde daha özgür ve motive olmuş bir şekilde işine adapte olabilmesini sağlıyor.
Esnek çalışma saatleri sayesinde çalışanın motivasyonu ve enerjisi de arttırılabiliyor. Uzaktan çalışma prensibi ile hareket eden bir şirketin işyerini terk etmeden uluslararası bir kanal ağı ile daha fazla kişiye erişim sağlaması mümkün oluyor.
Elbette ki bu süreç yaşam alanının ve ofis ortamının daha ergonomik olması eğilimini öne çıkarıyor. Uzaktan çalışma prensibinin benimsenmeye başlanması ile birlikte yakın gelecekte internetteki gizlilik konusunda daha yoğun şekilde çalışılması gerekecek.
Aslında farkında olmadan oluşan tüm bu eğilimler uzaktan çalışma sisteminin gelecekte ne durumda olacağını da bugünden işaret ediyor. Şirketler her dönemde değişen ve yenilenen bu dinamik süreci adapte olabilmek için farklı stratejiler geliştirmeli ve uygulamalarına sürekli olarak güncel halde tutmalıdır.
Çalışanlar arasında karşılıklı bir güven bağı oluşturulduğundan emin olunmalıdır. Bu sayede ancak ekip arkadaşlarıyla ortak bir uygulama ortaya koyarken daha verimli sonuçlar alınabilir.
Sosyal sorumluluk projelerini de unutmamak gerekir. Özellikle sürdürülebilirliği destekleyici çevreci yöntemler benimsenebilir. Esasında konuya daha geniş bir perspektiften bakıldığında uzaktan çalışma anlayışının günden güne artması ile birlikte gelecekte, sanal ortamda iletişim ve eğitim konuları daha da güçlü ve verimli hale gelecek gibi gözüküyor.
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere,
Anıl UZUN